Anleitung zur sicheren Freigabe von Dateien und Ordnern in SharePoint
1. Zwei Wege der Freigabe
A) Freigabe an bestimmte Personen (empfohlen)
- Nur gezielter Zugriff möglich
- Freigabeempfänger müssen sich mit einem Microsoft-Konto anmelden
- Zugriff kann jederzeit entzogen werden
B) Freigabe über Link („Jeder mit dem Link …“) (nicht empfohlen)
- Kein Login nötig – jeder mit dem Link erhält Zugriff
- Keine Kontrolle, wer den Link nutzt oder weiterleitet
- Sicherheitsrisiko besonders bei externen Projekten
2. So gibst du Inhalte korrekt frei
Datei, Ordner oder Seite freigeben
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Klicke im SharePoint auf die drei Punkte (…) neben dem Ordner oder der Datei → wähle „Teilen“
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Klicke im Freigabe-Fenster oben rechts auf das Dropdown neben dem Stift-Symbol → dann „Bestimmte Personen“ auswählen → „Übernehmen“
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Gib Namen oder E-Mail-Adresse der Person ein, die den Zugriff erhalten soll
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Lege die Berechtigung fest – z. B. "Kann bearbeiten", "Kann anzeigen" oder "Download nicht möglich"
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Optional: Nachricht hinzufügen (zum Beispiel Hinweis zur Verwendung)
Dann → „Senden“
Hinweis: Externe Empfänger benötigen ein Microsoft-Konto.
3. Berechtigungen prüfen oder löschen
A) Für einzelne Dokumente oder Ordner
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Klicke auf die drei Punkte neben dem Ordner oder der Datei → „Zugriff verwalten“
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Reiter „Personen”, „Gruppen” und „Links” durchsehen
Berechtigungen dort überprüfen oder entfernen
B) Für die gesamte Website
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Klicke oben rechts auf das Zahnradsymbol (⚙) → dann „Websiteberechtigungen“
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Dort findest du alle Berechtigungsgruppen wie Websitebesitzer, -mitglieder und -besucher
4. Wichtige Hinweise fürs Team
- Gib Dateien immer über „Bestimmte Personen“ frei
- Lösche Freigaben, sobald der Zugriff nicht mehr notwendig ist (z. B. nach Projektabschluss)
- Nutze regelmäßig „Zugriff verwalten“, um zu sehen, wer Zugriff hat
- Vertrauliche oder personenbezogene Daten niemals per öffentlichem Link teilen
- Bei Fragen zur Freigabe → an IT wenden (support@ssig-it.com)