# Anleitung zur sicheren Freigabe von Dateien und Ordnern in SharePoint

###  **1. Zwei Wege der Freigabe**

#### **A) Freigabe an bestimmte Personen** *(empfohlen)*

- Nur gezielter Zugriff möglich
- Freigabeempfänger müssen sich mit einem Microsoft-Konto anmelden
- Zugriff kann jederzeit entzogen werden

#### **B) Freigabe über Link („Jeder mit dem Link …“)** *(nicht empfohlen)*

- Kein Login nötig – jeder mit dem Link erhält Zugriff
- Keine Kontrolle, wer den Link nutzt oder weiterleitet
- Sicherheitsrisiko besonders bei externen Projekten

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### **2. So gibst du Inhalte korrekt frei**

#### **Datei, Ordner oder Seite freigeben**

1. Klicke im SharePoint auf die drei Punkte (…) neben dem Ordner oder der Datei → wähle **„Teilen“**
    
    [![2025-10-29 14_55_49-.png](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/KNj2025-10-29-14-55-49.png)](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/KNj2025-10-29-14-55-49.png)
2. Klicke im Freigabe-Fenster oben rechts auf das Dropdown neben dem Stift-Symbol → dann **„Bestimmte Personen“** auswählen → **„Übernehmen“**
    
    [![2025-10-29 14_57_17-.png](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/IPf2025-10-29-14-57-17.png)](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/IPf2025-10-29-14-57-17.png)
3. Gib Namen oder E-Mail-Adresse der Person ein, die den Zugriff erhalten soll
4. Lege die Berechtigung fest – z. B. **"Kann bearbeiten"**, **"Kann anzeigen"** oder **"Download nicht möglich"**
    
    [![2025-10-29 14_57_25-.png](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/Kml2025-10-29-14-57-25.png)](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/Kml2025-10-29-14-57-25.png)
5. Optional: Nachricht hinzufügen (zum Beispiel Hinweis zur Verwendung)  
    Dann → **„Senden“**
    
    [![2025-10-29 14_58_40-.png](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/2nR2025-10-29-14-58-40.png)](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/2nR2025-10-29-14-58-40.png)

> **Hinweis:** Externe Empfänger benötigen ein Microsoft-Konto.

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### **3. Berechtigungen prüfen oder löschen**

#### **A) Für einzelne Dokumente oder Ordner**

1. Klicke auf die drei Punkte neben dem Ordner oder der Datei → **„Zugriff verwalten“**
    
    [![2025-10-29 15_00_01-.png](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/2025-10-29-15-00-01.png)](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/2025-10-29-15-00-01.png)
2. Reiter **„Personen”**, **„Gruppen”** und **„Links”** durchsehen  
    Berechtigungen dort überprüfen oder entfernen
    
    [![2025-10-29 15_00_59-.png](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/2025-10-29-15-00-59.png)](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/2025-10-29-15-00-59.png)
    
      
    [![2025-10-29 15_01_07-.png](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/2025-10-29-15-01-07.png)](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/2025-10-29-15-01-07.png)

#### **B) Für die gesamte Website**

1. Klicke oben rechts auf das **Zahnradsymbol** (⚙) → dann **„Websiteberechtigungen“**
    
    [![2025-10-29 15_01_54-.png](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/2025-10-29-15-01-54.png)](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/2025-10-29-15-01-54.png)
    
    [![2025-10-29-15-02-21.png](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/cRa2025-10-29-15-02-21.png)](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/cRa2025-10-29-15-02-21.png)
2. Dort findest du alle Berechtigungsgruppen wie Websitebesitzer, -mitglieder und -besucher
    
    <div class="relative group w-fit flex items-center">  
    </div>[![2025-10-29 15_02_57-.png](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/2025-10-29-15-02-57.png)](https://support.ssig-it.com/uploads/images/gallery/2025-10/2025-10-29-15-02-57.png)

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### **4. Wichtige Hinweise fürs Team**

- Gib Dateien **immer über „Bestimmte Personen“** frei
- Lösche Freigaben, sobald der Zugriff nicht mehr notwendig ist (z. B. nach Projektabschluss)
- Nutze regelmäßig **„Zugriff verwalten“**, um zu sehen, wer Zugriff hat
- Vertrauliche oder personenbezogene Daten **niemals per öffentlichem Link teilen**
- Bei Fragen zur Freigabe → **an IT wenden (support@ssig-it.com)**